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Relation presse pour l’inauguration du centre 246 Edith Cavell Court

Lavastone Properties lance 246 Edith Cavell Court : une adresse à mi-chemin entre héritage historique et modernité qui se veut être le centre de référence de Port-Louis avec un espace de bureaux, plusieurs boutiques, des restaurants et un espace de bien-être. Dans le cadre de l’inauguration de 246 Edith Cavell Court, prévue pour le jeudi 5 décembre, Lavastone Properties contacte Beyond Communications pour s’occuper de la relation presse et de l’accompagnement rédactionnel du discours du CEO.

Challenge : Optimiser la prise de parole du groupe pour présenter ce nouveau centre, afin de le faire connaître et de le positionner dans l’esprit du public mauricien et de toutes les parties-prenantes. 

Accompagnement :

  • Gestion de projet
  • Relation presse
    • Rédaction et envoi d’un communiqué « pré-évènement » à la presse mauricienne
    • Invitation des journalistes à l’évènement
    • Présence de notre PR Executive le jour J
    • Rédaction et envoi d’un communiqué « post-évènement » à la presse mauricienne
  • Veille médiatique
  • Relances journalistiques
  • Veille et envoi des retombées presses
  • Compilation d’un press book à la fin de la collaboration
  • Discours
  • Relecture et optimisation du discours rédigé par le CEO

Lorsqu’on reçoit l’appel de Lavastone Properties, on est en pleine période de peak avec la fin de l’année juste derrière la porte. Ils nous exposent leur besoin d’accompagnement sur ce projet et nous sommes super enthousiastes à l’idée de commencer ! Il faut savoir que les lancements sont toujours passionnants pour les communicants.

Étant donné que le brief est clair, nous proposons au client de simplement nous envoyer tous les documents contenant des informations sur le projet et nous lui envoyons quelques questions par la suite pour compléter. Avec les principaux éléments en main, nous rédigeons le communiqué et l’envoyons à Lavastone Properties pour validation.

En parallèle, nous participons à une conversation téléphonique groupée pour discuter du cocktail d’inauguration. Étant donné que nous sommes sous-contractés par une agence de communication et d’évènementiel, nous suivons avec attention les informations partagées, notamment concernant le déroulé de l’évènement. En effet, cela permet d’informer les journalistes par la suite de l’heure idéale d’arriver car ils ne sont pas toujours friands d’attendre des heures avant les discours officiels… Lors de cette discussion, nous sommes amenés à expliquer notre modus operandi. Nous expliquons ainsi au client et à son prestataire évènementiel comment nous allons procéder : un communiqué, accompagné de l’invitation au lancement, envoyés en amont à une liste de médias ; un suivi constant avec les journalistes et évidemment un récap’ au client avant le jour J. Nous prévoyons aussi un communiqué post-évènement à envoyer à tous les médias préalablement contactés.

Nous sommes à J-1. Nous recevons le discours officiel du CEO et nous faisons appel à notre Copywriter anglophone, qui s’attèle à la relecture et l’optimisation du texte. L’idée est d’avoir un ton professionnel tout en gardant une prise de parole simple et humaine. Notre PR Executive enchaine de son côté les dernières relances journalistiques et envoi un récap’ complet à Lavastone Properties. Nous sommes super satisfaites du score : 7 journalistes ont répondu présents !

C’est le jour J. Nous sommes à 246 Edith Cavell Court à 17h afin de faire le tour et voir notre contact avant l’arrivée des invités, prévue pour 18h. Nous découvrons ce lieu charmant et le voyons se remplir rapidement avec la foule d’invités. Il faut veiller l’arrivée des journalistes, les accueillir et passer un peu de temps avec eux avant les discours ; l’occasion idéale de nouer encore plus nos relations avec eux. Certains des journalistes demandent à poser quelques questions complémentaires au CEO ou à une autre personne clé, et notre rôle est donc de les diriger vers ces personnes et de les introduire.

Une fois l’effervescence passée, on rentre chez soi – mais ce n’est pas fini ! C’est le moment de rédiger le communiqué de presse post-évènement et de trier les photos reçues du photographe. On envoie le tout aux journalistes rapidement pour que certains puissent diffuser l’information dans les heures ou les jours qui viennent, et on se prépare à relancer ceux qui ne sont pas venus dès le lendemain. Les informations telles que les lancements doivent être partagées très rapidement pour ne pas perdre l’intérêt des médias, en particulier les quotidiens.

Les retombées ont été au rendez-vous. Nous avons été très heureux de travailler sur ce projet intéressant, presqu’autant que de déguster les délicieux petits-fours lors de l’évènement !